Assistant de direction
Service d’Aide et Accompagnement à domicile (SAAD)
Boulogne-Billancourt (92100)

Identification du poste

Intitulé du poste : Assistant de direction

Nature du poste : Commercial et administratif

Statut : Apprenti / Contrat de professionnalisation

Présentation de l’agence

Missions principales de l’équipe encadrante :

  • Mise en place et suivi des prestations d’aide et de maintien à domicile

  • Organisation et supervision de l’équipe des intervenants à domicile

Composition de l’équipe :

  • 1 Responsable agence

  • 3 Responsables de secteur

  • 1 assistant de direction

  • 1 Chargé RH et Qualité

Missions et activités du poste

Mission principale :

Assister la Direction et les responsables de secteur (RH, relations partenaires, financière, communication)

Activités principales :

  • Multiplier les contacts avec les prescripteurs existants

  • Identifier les acteurs du réseau de la gérontologie sur le territoire : institutionnels, associatifs, libéraux, entreprises privées (cliniques…), mutuelles et organismes de retraite…

  • Préparer les pièces comptables chaque mois pour l’expert-comptable

  • Envoyer les plannings mensuels aux clients et proches aidants

  • Édition et relance des devis

  • Édition et relance des factures clients et organismes

  • Mise à jour du fichier des modes de règlements clients

  • Prélèvements des factures

  • Renouveler les annonces d’emploi sur les jobboards

  • Collaborer avec les écoles (contrats alternants, stagiaires)

  • Éditer des posts sur les réseaux sociaux

  • Représenter l’agence et son activité lors d’évènements : salons, conférences, job dating, réunions institutionnelles, relation écoles et organismes de formation …

  • Suivi des indicateurs de l’activité et rédaction du rapport d’activité annuel

  • Gestion de la flotte des téléphones portables à disposition des salariés et formation des salariés

  • Entretiens annuels d’évaluation des salariés

Activités secondaires :

  • Participer à la coordination de l’activité avec l’équipe encadrante de l’agence

  • Visites au domicile des clients (signature contrat, contrôle)

  • Accueil des salariés et des clients

Relations clés :

Internes (hiérarchique, équipe, fonctions transversales et support) et externes (partenaires, ...)

Conditions d’exercice

Outils professionnels utilisés :

  • Logiciel d’exploitation XIMI

  • Outils de suivi de l’activité

Conditions spécifiques d'exercice (Intérêts, contraintes, difficultés du poste) :

  • Déplacements chez les clients

  • Connaissance des outils informatiques et réseaux sociaux

Profil du poste

Qualifications :

  • Formation commerciale – administration ou RH / Bac + 2

  • Maîtrise du français : lu, écrit, parlé

Expériences :

  • En apprentissage

  • Connaissance du secteur appréciée (bénéficiaires, métiers, acteurs)

Qualités :

  • Rigueur

  • Organisation

  • A l’écoute

  • Être anticipatif et réactif : être force de proposition

  • Bonnes qualités relationnelles avec l’ensemble des salariés de l’agence, les partenaires, les bénéficiaires …

Savoir-faire :

  • Maîtrise de la communication orale et écrite

  • Capacité à rédiger des supports de présentation, de communication

  • Capacité à rédiger, lire et interpréter les documents en lien avec les partenaires et prestataires

  • Capacité à réguler les réclamations et les tensions

  • Appropriation des outils Pack Office et logiciel métier

Savoir-être :

  • Adaptabilité, patience

  • Dynamisme, réactivité

  • Adaptabilité

  • Prise d’initiative

  • Autonome

Poste à pourvoir le 1er juillet 2024

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter BIENVEIA :

01 46 03 39 96

Les personnes intéressées sont invitées à adresser une candidature et un curriculum vitae détaillés avant le 15 mai 2024 à :

BIENVEIA

Direction des Ressources Humaines

4 bis, rue Maurice Delafosse

92100 BOULOGNE-BILLANCOURT